摘   要  

随着管理思想的演进，ERP系统在企业中得到越来越广的应用。而ERP系统所有模块运用的结果最终体现在财务模块上，有必要通过财务部门推动整个企业的ERP工作。从系统开始实施严把每一个环节，保证企业财务信息的及时、准确，实现真正意义上的资源共享。ERP系统与财务集成的有机融合，能够提高财务资源配置的效率，为企业经营管理者提供即时营运信息，促进企业管理的不断完善与发展。但是，系统在完工产品差异的归集与明细账、凭证的设置及生成方面存在不足，需要进一步完善。

关键字 ERP系统；财务集成；差异归集；强化管理

随着企业信息化的深入，ERP系统（Enterprise Resource Planning企业资源计划）应运而生了，它为企业提出了一个全新的管理思想：将影响企业组织生存和发展的环节统一起来，在综合的基础上给出企业管理的决策，具有全局性、前瞻性、综合性和可操作性。ERP系统把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，形成企业一个完整的供应链。其核心管理思想主要体现在以下三个方面：一是体现对整个供应链资源进行管理的思想。二是体现精益生产、敏捷制造和同步工程的思想。三是体现实现计划和事前控制的思想。有效的ERP应用能帮助企业降低成本、提高自身竞争力。

   现就就ERP实施过程中财务部门应注意的问题谈几点感受与大家分享，不当之处敬请指正。

一、财务部门应用ERP系统的优越性

（一）   企业财务信息更加准确、及时，实现真正意义上的资源共享

ERP系统把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，形成企业一个完整的供应链资源。整个ERP系统包括：采购模块、库存模块、销售模块、制造模块和财务模块五大模块。ERP系统的重中之重就是财务模块与其它模块的集成，而财务模块又分总账模块、应收模块（与销售模块的集成）、应付模块（与采购模块的集成）和成本模块（与库存模块和制造模块的集成）以及资金管理、固定资产管理、费用管理、报表管理、集团财务报表的合并、财务分析等。以前到月底才能由各部门上报的资料，现在随时在系统中就可看到：每日库存的收、发、存状况；采购的每一种产品的价格情况；生产任务的完成情况；收入的实现以及货款的回收等情况随时可在财务模块看到。这样财务人员能比以前更加迅速准确地了解企业的资源的利用状况，提高了会计信息的质量，也扩展了企业提供会计信息的范围。ERP系统与财务集成的有机融合，提高了财务资源配置的效率，促进了企业管理的不断完善与发展。ERP系统的优越性就在于它能够提供企业经营管理者需要的各种即时营运信息，使管理者能适时做出最好的决策，有效地适应市场变化的需要，为公司获取丰厚的利润。

（二）   使企业管理更加规范化、科学化

运行ERP系统后企业的许多业务都是模式化的，对每一个环节要求都相当严格，这就要求企业管理走向规范化、科学化。以前采购货物的差异是从货物入库开始，仅仅是实际价格与计划价格之差，蓝字为超支，红字为节约。而ERP系统中的采购货物的差异则是从采购部门填制采购订单开始，将实际价格与计划价格之间的差异分为两部分：PPV（采购价格差异，即采购订单成本和物料标准成本之间的差额）和IPV（发票价格差异，即采购价格与接收采购订单时支付的发票价格之间的差额）。前者可监督采购部门在系统中填制的采购订单是否合理，是否按真正的采购合同价格填制，如果采购人员人为地输入采购价格，PPV的发生额将会很大，财务人员很容易发现这一问题；后者则是评价采购质量的重要指标，用以衡量采购合同的价格与实际采购价格之间的偏差，对采购部门加大考核力度，从而使材料采购成本更接近实际，使企业的库存更准确。

（三）   促进财务人员职能的转变，强化了财务管理

我国目前绝大部分企业财务工作重点是记账、算账、报账，财务计划分解平衡，财务收支审核以及财务指标分析。财务部门在企业中的地位低，财务管理模式落后，财务人员知识陈旧等。而ERP系统的研究、建立和实施，使会计管理工作上了一个新台阶。ERP系统以财务管理为核心，对企业内部各方面的资源（人、财、物；产、供、销）进行整合，实现企业内部资源和与企业相关的外部资源的信息集成，提供一种完全开放的信息集成环境。ERP信息资源的共享也将财务人员从以前繁杂的计算、核对出入库料单中解脱出来，履行一种监督职能。ERP系统上线初期应成立库存监察小组，由财务部门领导和分管原材料、自制半成品、在产品及产成品财务人员组成，定时定期对库存在出现的异常问题汇总并分析解决。同时，还利用财务分析模块在会计核算的基础上，加以分析，从而进行相应的预测、管理和控制活动。

二、财务部门实施ERP系统应注意的问题

（一）   确保各项基础数据准确无误的录入

ERP系统成功的关键在于正确地实施，而实施的核心在于精确的数据。财务模块是ERP系统的核心，和其他业务模块都有接口，数据结构复杂，数据量大。因此，   基础数据的整理及录入是一个复杂而又艰辛的过程。包括：（1）每一个物料的名称、规格、型号、单位、类别、说明、成本、属性准确无误；（2）技术部门将每一个型号的产品分解成大的部件，再细分到每一个零件。试想一个工业企业几千种产品，每一种产品由数千个零件组合而成，可想而知其准备工作是多么繁杂；（3）采购部门按供应商及采购货物品种整理采购价格，并输入；（4）销售部门按客户对产品进行修正销售价格；（5）为了追求成本的合理性，制造部门将生产任务分解成无数个工单；（6）财务部门对上述每个部门的数据进行统管，也就是说对各种数据进行财务集成，给每一个物料定义类别，每一个事务处理定义相应的会计科目，完善每一种业务流程使其会计处理明晰、合理化。

确保录入数据的准确性。即将实施系统前抽出一段时间组织专人对第一次录入系统的所有数据逐一检查，责任到人，各负其职。基础数据的准确无误的录入是系统顺利实施的奠基石。

传统的会计工作，会计账务处理是由会计人员自己完成的，而在ERP系统中账务处理是由大家完成，数据都是从基层来的，包括企业的各个部门。所以为了企业财务信息的真实，必须确保每一个环节的真实、准确性。比如：产品的物料清单是由企业的研发部门录入的，其中若有一个小小部件的疏忽，录入的部件与实际生产领用的部件名称不一致，在会计账务上就会产生异常信息，如：库存不准确，此多彼少，造成库房无法正常发料；会计信息失真，存货、成本均会有误差。

（二）   上线前应将应收账款、应付账款等往来账项予以核对

首先，上线前通知销售部门和采购部门逐一对清业务往来，做到上线前双方互相认可一个余额，因为一旦上线后发现以前的业务有错误，在系统中处理是相当麻烦甚至无法处理。

     其次，就是应付账款中的暂估应付账款。这部分负债因对方尚未开具发票，所以要求由采购部门指定专人负责与供应商核对企业已入库对方尚未开具发票的货物品种及数量，核对无误后，在系统初始化时补录该部分货物的采购订单、接收订单，待对方实际开具发票时再与此相应的采购订单相匹配。这样才能准确清楚地了解已入库未取得发票的暂估应付款，解决上线前暂估应付账款与系统的衔接问题。目前在国内率先实现企业资源管理一体化的大部分为工业制造企业，而这些企业通常应付暂估的余额是一笔不小的数目，所以应慎重对待，不容忽视。如果企业上线初将价值成千万的应付暂估款既未经采购部门核对也未按供应商分开，而是集中起来按一个汇总数录入系统的总账模块，作为暂估的手工部分余额。这样，在后来收到发票时由财务人员在应付模块中录入手工发票（即无需做采购订单和接收订单的发票），到后来就分不清上线前的暂估应付是否结清，若有余额也无法分清哪个供应商余额是多少。给公司账务造成的麻烦和损失是不可估量的。

（三）   会计科目的设置要简单明了

ERP系统中会计科目的设置要简单明了，因为本身系统是按西方会计的要求设计的，一旦科目设置不能做到一目了然，将给在系统中查询账户明细带来很大的不便。比如会计科目分五个段，分别是：公司段、部门段、会计科目段（八位，其中前四位是按会计制度的规定设置的）、子账户段和产品段。所有的会计科目应尽量在会计科目段设置，简单明了。若设子账户就不能直观地看到，且账务处理时操作人员容易误操作。

（四）   慎重斟酌每一类业务处理的流程

在实施ERP之前全面地审视企业的业务流程是否能够符合ERP先进的管理思想。 遇到实际业务在系统中运行不下去时，组织顾问小组、关键用户甚至相关领导参与协调，最终拿出一个切合公司实际的、可行的解决办法。

ERP系统所有模块运用的结果最终体现在财务模块上，所以我们应该用财务部门的工作推动整个企业的ERP工作，一切以财务口径为准。从系统开始实施严把每一个环节，了解每一种业务的操作将会对财务信息产生什么样的影响，及时发现问题，及时解决。

三、正确认识系统不足之处及相关建议

（一）   完工产品差异的归集不合理

目前ERP系统中完工产品的差异不是随着已完工的实物归集的，而是随着工单归集。也就是说当一个工单生产多个产品时，到月末其中一部分已完工，但系统并不针对该部分完工产品形成差异，而要等到整个工单的产品完成，并关闭该工单后才产生完工产品差异。也就是说该部分完工差异与当月完工入库的产品的不相配比，从某种意义上讲，影响了企业的库存、主营业务成本及利润等财务指标。

建议企业尤其是生产周期较长的企业的制造部门做工单时，尽量详细，可将原来的按月计划做工单改为按旬计划或周计划做工单，尽量做到月末每一个工单均已完工，则差异的归集与入库的完工产品是相配比的。因此，要求财务部月末门检查系统中未关闭工单数量，以此作为对制造部门的考核，从而使差异归集合理化。

（二）   明细账和凭证的设置不合理

对从英文版翻译过来的ERP系统来说，业务的上线才仅仅是成功的一半，一个好的系统最终是要呈现给使用者各种简单、清晰、明了的报表资料。而ERP系统本身的账页并不适合中国传统会计的需要，亟待再开发各种适合企业的资料。而到目前为止，开发出的存货类账簿借、贷方发生额不能如实反映存货的入库和出库金额，而是以当期出入库的净额反映在账簿上，给企业会计人员结转存货等工作带来极大不便。建议企业单独开发存货的收、发、存的汇总报表，作为对存货账簿的补充，并以此来计算存货差异的分摊。

另外，由于系统比较庞大，业务来源比较繁杂，所以生成会计凭证的种类多达几十种，有的一笔业务在系统中分几步在几个模块同时操作，不但加大工作量，且原始凭证没有固定的粘贴处，给企业自身的工作以及审计和税务以后的查账、查证工作带来相当的困难。建议企业会计部门制定专门的业务规章制度，严格规范何种类型的业务，原始凭证应附在哪种凭证后等，使之制度化，规范化。

    总之，ERP系统以其现代人的管理思想和管理手段，有效地对企业的内部资源和外部资源进行有效地整合。改善了企业的管理和运营模式，也直接提高了企业的竞争能力。企业的管理旨在财务管理的高效化，而ERP系统又适时地给各个企业的财务部门提供了一个广阔的平台，财务人员应该在整个的系统的实施过程中挑起重任，不断创新，完成企业财务管理“转轨变型”的重大变革。